Cómo ser más productivo en lo que resta del año

Asistimos a la reunión de inicio de la organización para el equipo con el que nuestro hijo de 14 años estará jugando béisbol este año. La organización está dirigida por el ex pitcher de las Grandes Ligas, Brian Rose, y una de las cosas memorables que dijo en esta reunión fue: “Siempre habrá alguien trabajando más duro que tú”. Él dijo: “Si te tomas un día libre, “Si quieres ser el mejor tienes que trabajar más duro que todos los demás”. Mark Cuban dijo: “Trabaja como si alguien estuviera trabajando las 24 horas del día para quitarte de encima”.

Siempre he logrado ser más productivo que todos en mis propias empresas por lo que ambas de estas citas resonaron conmigo. Al mismo tiempo, el trabajo duro por sí solo no es suficiente. También debe ser inteligente y eficiente. Para el segundo artículo de 2017, pensé que sería útil si compartía cómo obtengo más resultados que cualquier otra persona que conozco.

Al igual que muchos CEO de pequeñas empresas, me pongo muchos sombreros. Como CEO de Kurlan & Associates & Associates una firma global de consultoría de ventas, manejo el negocio, produzco ingresos, manejo contabilidad, me reúno con el equipo de liderazgo, tengo algunos clientes personales, condujo parte de la capacitación y hago algunas conferencias magistrales. Como CEO de Objetive Management Group (OMG), el proveedor líder de evaluaciones de ventas y evaluaciones de candidatos de ventas, soy el principal innovador para el desarrollo de productos, selecciono a las empresas que representarán a OMG fuera de Estados Unidos, etc. Hacer funcionar dos empresas no es una carga de 16 horas por día, pero son comunes las jornadas de 12 horas. Entonces, ¿cómo lo hago todo? Aquí están mis 10 claves principales para lograr hacer más que los demás:

 

1.- Di no. Una de las cosas importantes que tomé del gurú empresarial, Verne Harnish, es que debes identificar 3 cosas que ya no harás. Llevo adelante ese tema a diario y cuando se me presentan oportunidades, eventos, proyectos y tareas, digo que no a aquellas cosas que no apoyan ni las metas de negocio, ni las ofertas básicas, ni las metas y valores personales.

2.- Calendario. Un calendario funcional me permite ver visualmente mi día, semana y mes. Yo mismo administro el calendario y no dejo que los asistentes se acerquen a él. No sólo eso, sino que las actividades están codificadas por colores para que pueda determinar rápida y fácilmente si estoy manteniendo un equilibrio entre las dos compañías, entre las ventas y la entrega, y entre el trabajo y la familia. Esto es muy importante: bloqueo el tiempo, por adelantado, para que el trabajo se complete entre llamadas, citas y reuniones. Además de la codificación de colores, mi calendario se sincroniza entre mi iPhone, iPad, MacBook Pro e iMac. Utilizo la sincronización de Google Calendar como motor y en mis dispositivos móviles tengo la aplicación Readdle y en mis computadoras uso CalendarPro para Google.

3.- Automatización. Ahorro tiempo mediante el uso de una herramienta de calendarización en línea. En lugar de ir y venir con alguien para identificar un momento en el que podamos encontrarnos o hablar, les proveo un enlace a mi calendario. Escribo en un correo electrónico, “¿Te importaría usar este enlace a mi calendario para encontrar y programar un tiempo mutuamente conveniente para que podamos hablar / conocer?” Incorporo un enlace a la herramienta de programación que, en este caso, es una aplicación llamada ScheduleOnce. No tienes idea de lo fácil que es esto, cuánto tiempo ahorra, y las gracias que obtuve por hacerlo tan fácil.

4.- Listas. Creo que mi mente es más aguda de lo que jamás ha sido.  Esto no necesariamente significa que puedo recordar todo lo que necesito hacer cada día, semana y mes, y no se puede decidir arbitrariamente qué cosas anotar y qué cosas recordar. Así que tengo una política de excepción, donde todo lo que tengo que hacer está comprometido con una lista. Al igual que con el calendario, utilizo una lista que sincroniza entre mis computadoras y dispositivos móviles y mi elección es la aplicación Wunderlist. Yo uso Wunderlist porque tiene carpetas, un número ilimitado de listas que se pueden incluir en cada carpeta, y cada lista aloja una lista secundaria, notas y archivos adjuntos. También utilizo la fecha de vencimiento y las opciones de recordatorio y clasifico los ítems en mis listas por fecha de vencimiento. Yo estaría perdido sin Wunderlist.

5.- Respuesta automática. Activar el contestador automático de mi correo electrónico siempre que no pueda responder a correos electrónicos durante 6 horas o más. No quiero que parezca que no responde y mi mensaje le dice a la gente a quien pueden contactar en mi ausencia y cuando pueden esperar oír de mí. No tengo que disculparme cuando finalmente respondo y eso ahorra el mecanografiar innecesario también.

6.- Rituales. Para ser productivo, sé que debo despertar a la misma hora cada mañana. Mi valor predeterminado es 5:30 AM, lo que me da una hora para responder a los correos electrónicos que entraron en la noche a la mañana. Por lo general, tengo un número de correos electrónicos de los socios de OMG en el extranjero, así como de los CEO que optan por trabajar tarde en lugar de empezar temprano. La mayoría de mis artículos se escriben durante esta ventana de una hora por la mañana también.

7.- Anti-Reunión. La mayoría de las reuniones son desperdiciadores de tiempo así que no programo muchas. Tengo dos llamadas matinales de 10 minutos, una para los equipos de liderazgo de cada empresa, a las 8:15 AM y 8:30 AM y la mayoría de lo que se debe comunicar en cualquier dirección se lleva a cabo durante ese tiempo. Tengo una reunión semanal de desarrollo de productos para OMG, una reunión semanal de proyectos de ventas y clientes para Kurlan y reuniones mensuales y trimestrales de liderazgo para OMG. Menos es más.

8.- Anti-Viajes. Algunos viajes son inevitables, pero la mayoría de lo que puedo hacer se puede hacer por teléfono, videoconferencia, compartir archivos, colaboración basada en Internet y mucho más. Todo el mundo está ocupado, el viaje desperdicia enormes cantidades de tiempo y dinero y te lleva lejos de la familia. El viaje es una última opción, no una primera opción.

9.- Correo electrónico. Para limitar el correo entrante que requiere respuesta, hay algunas cosas que ayudan mucho. Primero, anule la suscripción de todo lo que crea ruido. El spam es imposible de darse de baja, pero si eso es lo único que hay en las carpetas basura, puedes hacer una revisión rápida y eliminar en masa cada día. Para ello, es crucial que primero agregue los remitentes que desea o necesita oír, pero que pueden terminar en sus carpetas de correo basura / spam, a su lista de remitentes seguros. Con eso logrado, debe utilizar la función Reglas de su correo electrónico para mover automáticamente correos electrónicos que recibe todos los días, como boletines, a un boletín de noticias o una carpeta de suscripción. También tengo carpetas llamadas “Esperando” y “Acción”. Cuando estoy esperando una respuesta de alguien, lo muevo a la carpeta de espera, y cuando alguien está esperando algo de mí, que el correo electrónico se mueve a la carpeta de acción y se agrega a una lista. Nunca guardo correos electrónicos en mi bandeja de entrada. En su lugar, hay carpetas para cada cliente y socio, para marketing, contabilidad, herramientas, suscripciones, etc., y los correos electrónicos que necesitan ser guardados se mueven a la carpeta adecuada. ¡Tener miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada no es eficiente!

10.- Familia. Noches y fines de semana son para la familia. Cenas familiares y ver los juegos de béisbol y baloncesto de nuestro hijo son mi número prioridad número 1 en las noches – no el trabajo. Si estoy retrasado, puedo tomar una hora o dos para ponerme al día por la noche, pero no hasta después de haber pasado tiempo de calidad juntos en la cena.

por Dave Kurlan

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